LA HOJA DE ENCARGO: Un acuerdo esencial entre abogado y cliente

La hoja de encargo es el contrato que regula la relación entre abogado y cliente, fijando con precisión qué se va a hacer, en qué condiciones y con qué límites. Constituye una exigencia deontológica y se alinea con el Estatuto General de la Abogacía Española, que impulsa la formalización por escrito de los encargos profesionales, así como con la normativa sobre protección de datos y prevención del blanqueo de capitales.

Más allá de las normas, es una herramienta de confianza: cuando el cliente sabe qué puede esperar, cómo se fijan los honorarios y cuáles son sus obligaciones, se reduce la tensión, se evitan reproches posteriores y se facilita una comunicación más honesta y fluida.

A continuación, se detalla el contenido que no debería faltar en una hoja de encargo bien redactada.

 

1. Identificación de las partes

• Datos completos del cliente: nombre, DNI/NIE, domicilio, correo electrónico y teléfonos de contacto, de forma que pueda ser localizado con facilidad.
• Datos del abogado o despacho: nombre o denominación social, domicilio profesional, número de colegiado y Colegio de la Abogacía al que pertenece, así como datos de contacto profesional.

Este apartado debe dejar claro quién interviene, en qué calidad y cómo se comunicarán, favoreciendo una relación ordenada y profesional desde el inicio.

 

2. Objeto del encargo

• Descripción concreta del asunto: por ejemplo, “procedimiento de divorcio contencioso con medidas paterno-filiales”, “reclamación de cantidad por incumplimiento contractual”, “desahucio por falta de pago”, “redacción y negociación de contrato de arrendamiento”, etc.
• Evitar generalidades: expresiones como “asunto civil” o “gestión jurídica” son demasiado vagas y abren la puerta a malentendidos sobre qué está incluido y qué no.

Cuanto más precisa sea la definición del encargo, más sencillo será gestionar expectativas y evitar reclamaciones por trabajos que el cliente cree incluidos, pero que no lo estaban.

3. Requisito de MASC (Medios Adecuados de Solución de Controversias)

• Referencia expresa a la obligación de intentar un MASC antes de iniciar el procedimiento judicial, según la normativa vigente (mediación, conciliación, negociación directa, etc.).
• Explicación clara al cliente de que la ausencia de intento de MASC puede comportar consecuencias procesales relevantes, como la inadmisión de la demanda o la imposición de costas.

Es importante indicar, de forma cercana y comprensible, que no se trata de un obstáculo, sino de una oportunidad: explorar un acuerdo antes del pleito puede ahorrar tiempo, dinero y desgaste emocional. El documento puede recoger el MASC preferido por el cliente, para integrarlo en la estrategia.

 

4. Honorarios y forma de pago

• Sistema de fijación de honorarios:
• Cantidad fija por el procedimiento o por fases;
• Facturación por horas;
• Sistema mixto (una parte fija más una variable).
• Detalle de qué gastos NO están incluidos en los honorarios: tasas judiciales, procurador, notaría, peritos, desplazamientos, dietas, copias, legalizaciones, etc.
• Previsión de recursos (apelación, suplicación, casación, etc.), indicando si se incluyen o se facturarán como actuaciones independientes.
• Posible bonus por éxito (cláusula de cuota litis complementaria, siempre dentro de los límites deontológicos), explicando con nitidez cuándo se devenga.
• Desglose del precio:
• Importe base.
• Porcentaje e importe de IVA.
• Importe total a pagar.

Es muy recomendable que el cliente pueda ver claramente cuánto paga en concepto de honorarios, cuánto por impuestos y en qué plazos, evitando sorpresas posteriores. Si se prevé un pago fraccionado, conviene detallar fechas, importes y forma de pago (transferencia, domiciliación, etc.).

 

5. Obligaciones y derechos de abogado y cliente

• Obligación del abogado como obligación de medios y no de resultado: el letrado se compromete a actuar con diligencia, competencia y lealtad, conforme al Código Deontológico, pero no puede garantizar un resultado concreto.
• Compromiso de mantener informado al cliente de las novedades relevantes del procedimiento y de recabar su autorización para decisiones estratégicas importantes (por ejemplo, aceptación o rechazo de un acuerdo).
• Obligaciones del cliente:
• Facilitar toda la información y documentación necesaria.
• Comunicar cualquier cambio de domicilio o datos de contacto.
• No ocultar datos relevantes para la defensa.

Este apartado equilibra la relación: se recuerda al cliente que es parte activa del proceso y que su colaboración es esencial para una defensa adecuada.

 

6. Confidencialidad y protección de datos (RGPD)

• Referencia al secreto profesional y al deber de confidencialidad del abogado respecto a toda la información facilitada por el cliente, verbal o documental.
• Información sobre el tratamiento de datos conforme al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y a la normativa española:
• Identidad del responsable del tratamiento.
• Finalidad del tratamiento (gestión del encargo profesional, facturación, cumplimiento de obligaciones legales, etc.).
• Base jurídica (ejecución del contrato, cumplimiento legal, interés legítimo).
• Plazo de conservación de los datos.
• Derechos del cliente: acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación, portabilidad y cómo ejercitarlos.

Explicar esto con un lenguaje claro genera confianza: el cliente debe sentir que su intimidad, su historia y sus datos están protegidos.

 

7. Información sobre costas procesales y prevención del blanqueo de capitales

• Explicación accesible sobre el régimen de costas procesales: posibilidad de que, si pierde, tenga que pagar las costas de la otra parte; estimación aproximada de su cuantía; y funcionamiento de la tasación de costas.
• Advertencia sobre el riesgo de ser condenado en costas incluso en pleitos aparentemente “sencillos” y la importancia de valorar la viabilidad real del asunto.
• Cláusula de prevención del blanqueo de capitales, conforme a la normativa vigente, informando al cliente de que el despacho puede verse obligado a solicitar determinada información sobre el origen de los fondos, así como a realizar comunicaciones a las autoridades competentes en supuestos legalmente previstos.

Aunque se trate de temas sensibles, explicarlos con calma y transparencia refuerza la sensación de seriedad y de cumplimiento estricto de la ley.

 

8. Cláusulas adicionales

La hoja de encargo se puede adaptar con otras previsiones según el tipo de cliente y asunto:

• Obligación del cliente de aportar la documentación en un plazo determinado para no comprometer plazos procesales.
• Posibilidad de sustitución del letrado o de intervención de colaboradores externos (otros abogados, peritos), explicando cómo se coordinarán y cómo se facturará su intervención.
• Causas de resolución del contrato:
• Falta de pago reiterada.
• Pérdida de confianza.
• Incompatibilidades sobrevenidas, etc.
• Régimen de comunicaciones:
• Horarios de atención.
• Canales preferentes (correo electrónico, reuniones presenciales, videollamadas).
• Posible exclusión de ciertos medios (por ejemplo, mensajes de mensajería instantánea) para evitar saturación y malentendidos.

Este último punto ayuda mucho a preservar el equilibrio entre accesibilidad y respeto a los tiempos profesionales y personales.

 

CONSEJOS PRÁCTICOS:

Más allá del contenido técnico, la forma de explicar la hoja de encargo marca la diferencia en la relación con el cliente:

• Usa un lenguaje sencillo y directo: evita tecnicismos innecesarios. Si utilizas algún término jurídico, acompáñalo de una breve explicación.
• Confecciona documentos personalizados: cada caso y cada persona tienen matices. Una plantilla es un buen punto de partida, pero conviene adaptarla a las particularidades del asunto.
• Negociación con empatía: si el cliente muestra preocupación por los honorarios, escucha sus circunstancias. Puedes ofrecer un plan de pagos razonable o estructurar el trabajo por fases puede facilitar que se sienta acompañado y no juzgado.
• Firma y archivo: el cliente debe leer, preguntar lo que no entienda, firmar y recibir una copia. El despacho debe conservar otra, preferiblemente en soporte físico y digital, para evitar futuras controversias.
• Consultar modelos orientativos: muchos Colegios de la Abogacía (como Madrid, Barcelona u otros) ponen a disposición modelos y guías, que puedes tomar como referencia para asegurar el cumplimiento de la normativa y las buenas prácticas.

 

POR QUÉ LA HOJA DE ENCARGO TE PROTEGE (A TI Y A TU CLIENTE):

No utilizar hoja de encargo hoy en día es dejar la relación profesional a merced de interpretaciones y recuerdos difusos. Sin este documento:

• El cliente puede alegar que no fue informado de las condiciones económicas, de las costas o de los límites del encargo.
• El abogado se expone a reclamaciones, conflictos internos, quejas ante el Colegio y, en casos extremos, a sanciones de tipo disciplinario.

Dedicar unos minutos a explicar la hoja de encargo, resolver dudas y firmarla con calma es una inversión: fortalece la confianza, ordena la relación y muestra profesionalidad y respeto hacia la persona que deposita su problema en tus manos.

En definitiva, una hoja de encargo bien redactada, ajustada a la normativa vigente y explicada con un tono cercano y empático, convierte un momento delicado para el cliente en el primer paso de un acompañamiento serio, transparente y humano.