LA HOJA DE ENCARGO: Un acuerdo esencial entre abogado y cliente

La hoja de encargo es mucho más que un simple documento: es el pilar que sustenta una relación profesional clara y sólida entre el abogado y su cliente. Olvídate del apretón de manos, antes de comenzar a actuar por cuenta de un cliente, suscribe una hoja de encargo que regule todas las obligaciones que asumirás, las de tu cliente y las prevenciones que debe tener en cuenta.

¿CUÁL ES SU CONTENIDO?

1. Identificación de las Partes: Además de los datos personales, ofrece y recaba todos los datos de contacto que faciliten la localización del Cliente. Identifícate con tu número de colegiado y colegio al que perteneces.
2. Objeto del Encargo: Describe de manera precisa el objeto del encargo, evitando vaguedades. Especifica si se trata de la redacción de un contrato, la negociación de un acuerdo extrajudicial, un divorcio, un desahucio, etc, evitando generalidades como decir simplemente “asunto civil”.
3. Requisito de MASC: Es necesario indicar que, conforme a la Ley Orgánica 1/2025, de 2 de enero, de eficiencia del Servicio Público de Justicia, las partes deben intentar resolver el conflicto mediante un Medio Adecuado de Solución de Controversias (MASC) antes de iniciar un procedimiento judicial. Esto puede incluir mediación, conciliación, negociación directa, entre otros. La falta de intento de MASC puede conllevar la inadmisión de la demanda o la imposición de costas procesales y el cliente debe saberlo para tratar el acuerdo ajustándose al MASC de su preferencia.
4. Honorarios y Forma de Pago: Detalla tus honorarios especificando si son una tarifa fija, si minutas por horas o por un sistema mixto. También es importante aclarar si el cliente asumirá gastos adicionales, como tasas judiciales, honorarios de procuradores, notarios, desplazamientos y pernoctas. Además, se debe incluir el importe de los recursos, la posibilidad de un bonus por éxito, así como la forma y plazos de pago. Es recomendable desglosar el importe base y el porcentaje de IVA para evitar malentendidos, pues si consignas solo una cifra, se entenderá como el total, no como la base a la que hay que adicionar el IVA.
5. Obligaciones y Derechos: Indica que la obligación del abogado es de medios y no de resultados. Según el Código Deontológico, el abogado debe actuar con diligencia y competencia, mantener al cliente informado y defender sus intereses con lealtad.
6. Confidencialidad y Protección de Datos: Dado que los abogados manejamos información sensible, es esencial incluir una cláusula que garantice la confidencialidad y el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Esto incluye el secreto profesional y la protección de toda la información proporcionada por el cliente.
7. Deber de informar sobre costas y blanqueo de capitales: El cliente debe estar informado sobre la posibilidad de que pierda su asunto en los tribunales. Además, debe saber cuál es el tratamiento procesal de las costas, una estimación sobre el coste e incluir la cláusula sobre  la prevención del blanqueo de capitales, conforme a la Ley 10/2010.
8. Clausulas adicionales: Además, se pueden incluir otras cláusulas importantes, como la obligación del cliente de aportar datos y pruebas, la posibilidad de sustitución del letrado en caso de necesidad, y las condiciones para la rescisión del contrato, etc. Hay quien informa sobre los horarios de consulta y sobre los medios por los que se desarrollarán las conversaciones eliminando, por ejemplo, la posibilidad del uso de los mensajes móviles.

CONSEJOS PRÁCTICOS

1. Sé claro y directo: Usa un lenguaje sencillo y evita tecnicismos que puedan confundir al cliente.
2. Adapta Cada Hoja: Cada cliente y cada caso son únicos. Personaliza el documento para reflejar las particularidades del encargo. Una plantilla genérica puede no cubrir todos los detalles necesarios.
3. Negocia con Empatía: Si el cliente cuestiona los honorarios, escúchale con atención y busca un punto medio. Por ejemplo, podrías ofrecer un plan de pagos fraccionado para facilitar la contratación.
4. Firma y Archiva: Asegúrate de que el cliente firme el documento y entrégale una copia. Guarda otra en tus archivos para evitar problemas futuros, como disputas sobre los honorarios acordados.
5. Consulta Modelos Oficiales: Los Colegios de Abogados, como el de Madrid o Barcelona, suelen ofrecer modelos de hojas de encargo en sus sitios web.

POR QUÉ ES CRUCIAL LA HOJA DE ENCARGO

No elaborar una hoja de encargo en nuestros días es un error. Sin este documento, te expones a malentendidos con el cliente, que puede reclamar que no recibió una información clara sobre sus obligaciones o que esperaba un servicio diferente, unos honorarios distintos, etc. Además, el Estatuto General de la Abogacía Española exige formalizar los encargos por escrito. No hacerlo puede derivar en sanciones por parte de tu colegio profesional.

Dedica tiempo a redactarla con precisión, personalízala para cada cliente y asegúrate de que cumpla con las normativas legales, como la Ley Orgánica 1/2025 o el RGPD. Con este documento, no solo estarás cumpliendo con tus obligaciones deontológicas, sino que también estarás sentando las bases como profesional confiable.