TU DESPACHO: Mantén una organización eficiente

 
La gestión de tu despacho requiere habilidades organizativas, técnicas y legales para ofrecer un servicio profesional, eficiente y conforme a la normativa vigente. La gestión del calendario, el control y seguimiento de las notificaciones, de los expedientes, mantener informado al cliente y la facturación son el pan nuestro de un despacho exitoso y bien estructurado, por lo que debes convivir con estas realidades de forma natural y eficaz, implementando una organización rutinaria en tu día a día, como veremos a continuación:

 
1. La gestión del calendario
Un abogado debe llevar un control estricto de los plazos procesales, las citas con clientes y otras obligaciones profesionales. La falta de organización puede tener consecuencias muy graves, como la preclusión de algún plazo por el que se pierda de posibilidad de efectuar alegaciones, aportar pruebas, etc., comprometiendo gravemente los derechos del cliente y la diligencia profesional. Es natural que puedas sufrir cierto estrés.
Para facilitar tu vida utiliza herramientas digitales, como Google Calendar o Microsoft Outlook con avisos programados y, siempre, siempre usa una agenda física que permanezca abierta sobre tu mesa. Subraya con rotuladores chillones y usa todos los pósit que te hagan falta. 

Estudia los distintos temas priorizando los plazos y expedientes de urgencia.  

No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy. 

No asumas más trabajo del que puedes organizar solo. Llegado el caso, plantéate la conveniencia de contratar o asociarte.

 
2. Control de las notificaciones
Debes estar atento a las comunicaciones del Procurador en tu correo electrónico y Lexnet, teniendo en cuenta que Lexnet solo lo usarás en ausencia de Procurador. Apunta en tu agenda cada notificación que recibas y guárdala en cada expediente digital.

Explícale al cliente la importancia de contratar un Procurador, incluso cuando no sea preceptivo si su expediente puede tramitarse con mayor rapidez gracias a su intervención. 
 
3. Seguimiento de los expedientes
Crea un sistema de archivo físico y digital para cada expediente, incluyendo:

• Tu hoja de encargo que detalle los servicios contratados, honorarios y condiciones.

• La Protección de datos: El consentimiento del Cliente para el tratamiento de datos personales, conforme a la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD).

• Las Facturas

• Seguimiento: Registra el estado del expediente (MASC, pendiente, en trámite, resuelto) y las acciones realizadas.

Mantén los expedientes físicos en carpetas etiquetadas archivando a primera vista siempre el último escrito o notificación recibida.
Guarda digitalmente todos los expedientes y efectúa copias de seguridad con regularidad. Puedes organizar los expedientes digitales por temáticas, por anualidades etc. Guarda cada notificación recibida con su fecha para tener un acceso rápido. Lleva un Excel de cada expediente con todas las notificaciones para no perder su rumbo. Ante la duda, contacta siempre con el Procurador o con el Juzgado.
 
4. Información a los clientes
La relación con el cliente debe basarse en la claridad, la transparencia y la confianza, principios fundamentales del Código Deontológico de la Abogacía Española (art. 1 y 13). Debes garantizar que esté informado en todo momento sobre el estado de su caso.
Por ello, no olvides:
 

• Suscribir la Hoja de encargo: Explicando al cliente los términos del contrato, los honorarios y alcance del servicio.

• Actualizar regularmente la información: Informa al cliente puntualmente sobre las novedades del expediente, siempre por correo electrónico para dejar huella, con independencia de la llamada de teléfono obligada y de reuniones presenciales para que se sienta siempre atendido y respaldado en el proceso. Involucrar al cliente en todos los aspectos relevantes de su caso es esencial para fomentar su confianza y asegurar decisiones informadas. Recuerda que según el Código Deontológico de la Abogacía Española (art. 13), el abogado debe proporcionar información completa y veraz sobre el estado del asunto, las opciones disponibles y los posibles riesgos.

• Usar un lenguaje claro: Evita tecnicismos innecesarios para que el cliente comprenda bien todas las implicaciones legales.

• Recaba su consentimiento para la protección de datos: Infórmale sobre el tratamiento de sus datos personales y obtén su consentimiento por escrito. Si se niega, no podrás ejecutar el servicio, dado que los abogados manejamos datos personales y realidades sensibles y confidenciales.

 
5. Facturación y el sistema VeriFactu
A partir de 2025, los abogados en España deberán adaptarse al sistema VeriFactu, un mecanismo de facturación electrónica introducido por la Ley 11/2021, de prevención y lucha contra el fraude fiscal, y su normativa de desarrollo. A partir de ahora deberás usar un software de facturación o programas específicos para despachos de abogados que cumplan con la normativa fiscal. Verifactu exigirá enviar facturas en tiempo real a la Agencia Tributaria mediante un software certificado.
A partir de ahora los abogados deberán:

• Generar facturas electrónicas con un código QR y un identificador único.

• Registrar todas las operaciones de facturación en un sistema conectado a la Agencia Tributaria.

• Mantener un registro inalterable de las facturas emitidas.

El deber de Conservación de facturas emitidas y recibidas es de 4 años,  conforme al Código de Comercio (art. 30) y la Ley General Tributaria (art. 66). Pero realmente deberás conservarlas más tiempo si existen operaciones, como amortización de bienes de inversión que se originan de facturas más antiguas.
 

En suma, la organización de tu despacho requiere disciplina. Las herramientas digitales, un archivo ordenado y el compromiso con la transparencia no solo mejoran la productividad, sino que también refuerzan la confianza del cliente y aseguran el cumplimiento de las obligaciones legales establecidas en el Código Deontológico, la LOPDGDD, el RGPD y la normativa tributaria.